In questi giorni, parlando con alcuni colleghi avvocati, nonostante l'avvio ormai in quasi tutti i Tribunali italiani delle notifiche telematiche ho constatato che c'è in giro ancora molta incertezza in tema di posta elettronica certificata (più comunemente definita "pec"), sia in merito alle sue caratteristiche che alle sue possibilità di utilizzo ed allora, sperando di fare cosa utile, ho pensato ad un breve contributo sul tema.
La PEC nasce con la legge n.16/2003, dapprima quale strumento innovativo di comunicazione della Pubblica Amministrazione e, poi, con il DPR 11 febbraio 2005, n. 68, viene esteso anche alle comunicazioni tra privati.
Il Decreto Legge 185/08, convertito nella legge n. 2 del 28/01/2009, ha poi introdotto l'obbligo per società, professionisti e Pubbliche Amministrazioni di dotarsi di una casella di posta certificata.
Ma in realtà cosa è la pec ? E in cosa differisce dalla posta elettronica ordinaria ?
La Posta Elettronica Certifica, a differenza di quella ordinaria fa viaggiare i messaggi all'interno di un sistema che garantisce un riscontro certo, con valenza legale, dell’avvenuta consegna del messaggio al destinatario, purchè lo stesso sia naturalmente dotato di una casella PEC .
Si tratta cioè di una vera e propria raccomandata con ricevuta di ritorno che, invece di essere spedita nelle forme ordinarie cartacee viaggia tramite e-mail.
Tecnicamente, ai sensi dell’art. 1 lettera g) del D.P.R. 11 febbraio 2005 n. 68, concernente il Regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della posta elettronica certificata e a norma dell’Art. 27 della L. 16 gennaio 2003 n. 3 la posta elettronica certificata viene definita ogni sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica attestante l’invio e la consegna di documenti informatici.
Non solo, ma vi è anche un'altra importante differenza tra posta elettronica certificata e posta elettronica ordinaria.
Secondo la legge italiana, infatti, un'email semplice non può che essere assimilabile ad un documento non sottoscritto, la cui efficacia probatoria è limitata.
Secondo l'art. 2712 del codice civile, infatti, il semplice messaggio non sottoscritto è equiparabile a un testo con la conseguenza che lo stesso potrà essere sempre essere disconosciuto dal presunto autore.
In proposito, inoltre, l’art. 20, comma 1bis, del Codice dell’amministrazione digitale (D.Lgs. 82/2005) stabilisce che: "l’idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità".
Questo problema è invece (almeno in parte) superato dalla PEC che, sebbene, non possa attribuire con certezza la paternità di un messaggio, quantomeno, può accertarne la "provenienza", essendo infatti ogni indirizzo PEC riconducibile ad un unico ed esclusivo utente, identificato al momento della sottoscrizione del servizio.
Per utilizzare una casella PEC è necessario rivolgersi ad un fornitore di servizi autorizzati da Agenzia per l'Italia digitale (ex DigitPA), pagando il relativo costo (generalmente a rinnovo annuale), potendo, così, dal momento della sua attivazione comunicare ufficialmente e con valore legale con la Pubblica Amministrazione, le aziende, i professionisti e cittadini che ne siano parimenti dotati.
Come detto sopra il DL n. 185 del 29 novembre 2008 convertito dalla legge n.2 del 28 gennaio 2009, agli artt. 16 e 16 bis, ha introdotto l’obbligo per i professionisti di comunicazione dell’indirizzo di posta elettronica certificata ai rispettivi Ordini e Collegi Professionali.
Dunque, ad oggi, sono obbligati a dotarsi di tali indirizzi professionisti, imprese e pubbliche amministrazioni.
E' bene precisare che per assolvere tale obbligo è necessario dotarsi unicamente di una casella PEC commerciale, avente cioè le caratteristiche sopra descritte e, non di una gratuita, come quella messa a disposizione di tutti i cittadini dal Governo.
Quest'ultima, infatti, richiedibile gratuitamente collegandosi al sito https://www.postacertificata.gov.it/ non è una vera è propria casella PEC, bensì una CEC-PAC, acronimo di Comunicazione Elettronica Certificata tra Pubblica Amministrazione e Cittadino.
La CEC-PAC, pur garantendo la certezza della trasmissione e della ricezione dei messaggi, consente comunque di dialogare esclusivamente con la Pubblica Amministrazione e non può essere utilizzata per altri tipi di comunicazioni tra privati (es: aziende o professionisti), costituendo cioè, soltanto una sorta di canale privilegiato creato per favorire le comunicazioni tra cittadino e pubblica amministrazione.
Le condizioni generali di utilizzo della CEC-PAC chiariscono, infatti, che “la casella PEC al cittadino consente l’invio/ricezione esclusivamente di messaggi di posta elettronica certificata per/da indirizzi PEC della Pubblica Amministrazione, ossia non è possibile inviare/ricevere messaggi ad/da indirizzi di posta elettronica certificata che non siano quelli della Pubblica Amministrazione e ad/da indirizzi di posta elettronica ordinaria”.
Di fatto, con l'attivazione della CEC-PAC secondo quanto previsto dall’art. 3, comma 4, del DPCM 6.5.2009, il cittadino procede all’elezione del suo domicilio informatico, valido, ad ogni effetto, per i rapporti con le Pubbliche Amministrazioni, poichè "rappresenta l’esplicita accettazione dell’invio, tramite PEC, da parte della Pubbliche Amministrazioni di tutti i provvedimenti che lo riguardano".
La differenza sostanziale, dunque, consiste nel fatto che la casella di PEC può ricevere e inviare messaggi a qualsiasi indirizzo di posta elettronica (semplice o PEC), mentre la CEC-PAC può comunicare solo ed esclusivamente con una analoga casella di CEC-PAC.
Riassumendo, pertanto, la PEC "classica", obbligatoria per professionisti, imprese e Pubblica Amministrazione e facoltativa per il privato cittadino, consente, a chiunque ne sia dotato, di comunicare in via ufficiale (garantendosi, cioè, la certezza della ricezione e l'invio dei messaggi da essa generati) a qualsiasi altro soggetto che sia parimenti dotato di PEC ovvero di CEC-PAC.
La CEC-PAC, consente, invece, a chiunque ne sia in possesso di comunicare, con altrettanta garanzia di certezza sia in invio che in ricezione, con analoghe caselle di CEC-PAC in uso esclusivamente ad enti appartenenti alla pubblica amministrazione e non può essere utilizzata per qualsiasi altro tipo di comunicazione, nè con altri privati in possesso di CEC-PAC, nè di PEC.
Appare scontato, ma utile naturalmente ricordare che per i professionisti dell'area legale che intendono (rectius che sono obbligati a) ricevere le notifiche giudiziarie in via telematica è possibile utilizzare unicamente un indirizzo PEC.
Unico problema che rimane, infine, aperto sul punto è la possibile convivenza in capo ad un soggetto di entrambe le tipologie degli indirizzi sopra indicati.
Pensiamo, ad esempio, all'avvocato che voglia mantenere distinto l'indirizzo ad uso professionale da quello ad uso personale per i rapporti con la Pubblica Amministrazione.
Pur essendo ciò possibile, nulla vietando al professionista di dotarsi di un indirizzo CEC-PAC per i rapporti con la PA, è evidente che tale situazione potrebbe provocare, in taluni casi, non poca confusione a seconda della casella che viene utilizzata.
Sta di fatto, comunque, per concludere definitivamente sull'argomento, che la casella CEC-PAC, ben potendo essere attivata da chiunque, potrà costituire un indirizzo "integrativo" della casella PEC, ma mai sostitutivo di quest'ultima, soprattutto per chi ne fa (ovvero è obbligato a farne) un utilizzo professionale.
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